INTRODUCCIÓN

Con el fin de dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1377 de 2013 y al  Decreto 886 de 2.014, VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S., ha desarrollado e implementado una política de administración de los datos personales bajo su control, cuyo fin es garantizar los procesos de recopilación, custodia y transferencia de tal información.

• Establecer políticas y procedimientos adecuados para el tratamiento de los datos personales que recopila VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S., en el desarrollo de su actividad económica, al amparo de la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos complementarios.

• Desarrollar e implementar medidas de seguridad que contribuyan a brindar confianza en la custodia, preservación y fiabilidad de los datos personales recopilados.

ALCANCE

Estas políticas y procedimientos destinados a garantizar la protección y correcta administración de los datos personales, será aplicada a todas y cada una de las distintas bases de datos de responsabilidad de VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S., (Clientes, Proveedores, Recursos Humanos, Accionistas, etc.)

NORMATIVIDAD

La normatividad que sigue VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S., en el desarrollo e implementación de estas políticas son:

• • Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
  • Ley 1581 de 2012, emitida por el Congreso de Colombia.

• Decreto 1377 de 2013, emitido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo de Colombia.

• Decreto 886 de 2014, emitido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo de Colombia.

• Circula 2 de 2015, Superintendencia de Industria y Comercio.

Serán aplicables las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

• Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables

• Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semi privado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos bio métricos

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

• Transferencia: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

• Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.

• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

Razón Social	VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S
NIT	830.015.001 – 4
Domicilio	AVENIDA CALLE 17 No. 132 18, INTERIOR 16 Y 17
Ciudad	BOGOTA D.C.
Teléfono	3685048
Correo Electrónico	[email protected]
Página WEB	www.vidplex.com

• TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S, en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, con el fin de desarrollar su actividad económica, recolecta, archiva, utiliza, transmite, modifica y elimina los datos personales de las personas naturales con quienes tiene o tenido relación, tales como clientes, proveedores de bienes y servicios, personal que labora para la empresa, accionistas, acreedores, etc.

• FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

La finalidad del “Tratamiento de los Datos Personales”, para VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S, consiste en:

• Envío de información relevante para el trabajador y su familia.

• Vinculación y actualización constante de las novedades de los empleados a los
• fondos de seguridad social.

• Reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas.

• Contacto continuo con nuestros clientes, informándole aspectos tales como servicios disponibles, estados de cuenta por pagar, evaluación de satisfacción, además de servir como canal para atender sus peticiones, quejas y reclamos.

• Crear una relación de confianza y buen servicio con nuestros proveedores de bienes y servicios, permitiéndonos una comunicación directa y franca.

• Determinar y evaluar de manera continua las obligaciones financieras de la sociedad.

• Desarrollo de actividades de mercadeo, elaboración de estadísticas e investigación de mercados.

• Atención y cumplimientos de requerimientos legales o administrativos sobre esta información.

• Mantener el contacto a través de distintos medios (Teléfono, internet, video conferencia, etc.), para desarrollar los puntos antes mencionados.

Respecto de los datos recolectados o tomados directamente en la recepción, y/o obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de la empresa, y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

• PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de los datos personales es regido por los siguientes principios:

• Principio de Finalidad: El tratamiento de los datos personales recolectados obedecen a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.

• Principio de Libertad: Se requiere el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para realizar la recolección de datos.

• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Principio de Transparencia: En el tratamiento de los datos personales debe garantizarse el derecho del titular para obtener en cualquier momento y sin 

restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Principio de Acceso y Circularización Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y demás normas complementarias. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular de los datos, no podrán estar dispuestos a través de cualquier medio de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

• Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento estará protegida mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros con el fin de evitar su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado o fraudulento.

• Principio de Confidencialidad: Todo el personal que intervenga en el tratamiento de los datos personales está obligado a garantizar la reserva de la información, aun después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

• DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Estos son los derechos de cada uno de los “Titulares de los Datos”, personas naturales, cuya información es objeto de “Tratamiento de los Datos Personales”, por parte de VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S.:

• Conocer la información personal sobre la cual se está realizando el Tratamiento de Base de Datos, con el fin de realizar actualizaciones o correcciones de dicha información, al igual que verificar que no se esté manipulando información que se encuentre expresamente prohibida o no hubiese sido debidamente autorizada por su titular.

• Solicitar prueba de la autorización con que cuenta VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S., para el tratamiento de sus datos personales.

• Ser informado por VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S., previa solicitud, del uso que se le ha dado a sus datos personales.

• Denunciar ante la Superintendencia de Industria y Comercio infracciones que se estén presentando con el manejo de sus datos personales de acuerdo a la “Ley 1581 de 2012” o “Ley de Protección de Datos Personales”.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales, cuando no
  • no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales establecidas para su manejo. No obstante, esta solicitud no procede, cuando el titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos, ni mientras se mantenga vigente una relación entre el titular y VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S.

  
  

  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento a través de una base de datos, de responsabilidad de VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S.
  • ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN, MONITOREO Y EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS DE ESTA POLÍTICA

  
  

  El área de seguridad y salud en el trabajo de VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S., es responsable de la implementación, monitoreo, evaluación de los resultados obtenidos y posteriores ajustes de la política de manejo de base de datos personales. Con este fin, las demás áreas de la organización (cartera, proveedores, ventas, recursos humanos, contabilidad, etc.), que realicen el “Tratamiento de Datos Personales”, deben entregar estas bases de datos al área responsable.

  
  

  El área de seguridad y salud en el trabajo de la empresa, a partir de la implementación de esta política, es la responsable de atender las peticiones, consultas, quejas y reclamos ante el titular de la información, además este último ante dicha área podrá solicitar el conocimiento de su información personal contenida en esta base, realizar la actualización, modificación o corrección de la misma, suprimir o revocar la autorización para el manejo de su información.

  • AUTORIZACIÓN

  
  

  VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S., requiere una autorización previa e informada del “Titular de los Datos”, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior (Ley 1581 de 2012, Art. 9).

  
  

  Los medios a través de los cuales el “Titular de los Datos”, manifiesta su autorización previa son:

  
  

  • Medio escrito, diligenciando un formato autorizando el “Tratamiento de sus Datos Personales” 

  
  

  • De manera oral, a través de una llamada telefónica o videoconferencia de la cual se conserva una grabación a manera de prueba.

  
  

  • Por medio de los canales electrónicos que disponga la empresa en sus redes sociales, página web o micro sitios.

  
  

  • La aceptación expresa a los términos y condiciones de una actividad, que requiera el “Tratamiento de sus Datos Personales”, es tomada como una autorización inequívoca.

  
  

  Independientemente de cuál haya sido el mecanismo utilizado para obtener la autorización del “Titular de los Datos”, VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S., a manera de prueba, debe conservar dicha autorización.

  
  

  Una autorización informada requiere que el “Titular de los Datos”, tenga conocimiento claro de:

  
  

  • Datos personales que serán recolectados.

  
  

  • Identificación plena de VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S., como “Responsable y Encargado del Tratamiento” de los datos personales recolectados, al igual que los medios de contacto (teléfono, correo electrónico, sitio web, etc.) disponibles como canal de comunicación.

  
  

  • El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de los mismos.

  
  

  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre datos de menores de edad.

  
  

  • Los derechos que tiene como “Titular de los Datos”.
  • POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  
  

  En relación al “Titular de los Datos”, son considerados datos de naturaleza sensible, aquellos que afecten su intimidad o generen discriminación de cualquier clase (Ley 1581 de 2012, Art. 5):

  
  

  • Origen racial o étnico.
  • Orientación Política.
  • Convicciones religiosas o filosóficas.
  • Pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político.
  • Condición médica.
  • Vida sexual.
  • Datos biométricos.

  
  

  El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible, se encuentra prohibido, salvo que se cuente con la autorización expresa, previa e informada del Titular y se presente alguna de las excepciones consagradas en el Art. 6 de la Ley 1581 de 2012.

  
  

  Además de cumplir con los requisitos establecidos en el Art. 6 de la Ley 1581 de 2012, VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S., deberá informar al Titular de estos datos lo siguiente:

  
  

  • Por tratarse de datos de naturaleza sensible, no se encuentra obligado a suministrarlos para su Tratamiento.

  
  

  • Cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son de naturaleza sensible y el objeto o finalidad de dicho Tratamiento.
  • De acuerdo al Decreto 1377 de 2013, del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, el cual reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, a través de su artículo 12, establece la forma en que debemos manejar los datos personales de los menores de edad.
    

  
  

  El Tratamiento de datos personales de menores de edad está prohibido, excepto cuando se trate de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, y cuando dicho Tratamiento cumpla los siguientes parámetros y requisitos:

  
  

  • Que responda y respete el interés superior de los menores de edad.

  
  

  • Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

  
  

  Cumplidos los anteriores requisitos, VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S., deberá obtener la autorización del representante legal del menor de edad, después de que este menor en ejercicio de su derecho a ser escuchado, manifieste su opinión, la cual será valorada teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

  • ATENCIÓN, RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

  
  

  El “Titular de los Datos”, puede solicitar en cualquier momento a VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S., “Atención, y Respuesta a Peticiones y Consultas”, a través de nuestros canales de comunicación colocados a disposición de estos:

  
  

  • Información sobre los datos personales del Titular, que son objeto de Tratamiento.

  
  

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S., para el Tratamiento de sus Datos Personales.

  
  

  • Información respecto del uso que se la dado por VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S., a sus Datos Personales.

  
  

  Los canales de comunicación a disposición del “Titular de los Datos” son:

  
  

  • Comunicación dirigida a VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S., Área de seguridad y salud en el trabajo, Avenida Calle 17 No. 132 – 18, Interior 16 y 17, Bogotá D.C., Colombia.

  
  

  • Solicitud a través de la página web www.vidplex.com, opción “contacto”

  
  

  • O al correo electrónico [email protected]

  
  

  Estas peticiones y consultas serán respondidas en un lapso de diez (10) días hábiles contados a partir del momento en que se recibe la solicitud. En caso de no estar en capacidad de responder, se informara al interesado manifestándole los motivos que dan lugar a esta situación, señalando como nueva fecha de entrega de esta información un plazo que en ningún caso puede ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al primer vencimiento.

  
  

  El “Titular de los Datos”, también puede realizar “Quejas y Reclamos” utilizando los canales anteriormente mencionados, sobre los siguientes temas:

  
  

  • Corrección o actualización de la información contenida en la Base de Datos.

  
  

  • La supresión de los Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para su Tratamiento.

  
  

  La solicitud debe contener la descripción de los hechos en los cuales se fundamenta la queja o reclamo, al igual de documentos soportes de la misma.

  
  

  Una vez recibida la queja o reclamo, VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S., cuenta con cinco (5) días hábiles para analizar y darle curso a la misma, o en su defecto comunicarse con el “Titular de los Datos” para solicitarle mayor información.

  
  

  Después de transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, si el solicitante no ha subsanado según lo requerido, VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S., receptora de la petición, entiende que ha desistido de la queja o reclamo.

  Una vez completado el proceso con los soportes requeridos, VIDPLEX UNIVERSAL

  
  

  S.A.S, cuenta con quince (15) días hábiles para dar respuesta y solución al “Titular de los Datos” acerca de su queja o reclamo.

  
  

   

  • SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

  
  

  VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S., como “Responsable del Tratamiento de Datos Personales” electrónicos y/o físicos, proveerá las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias con el fin de evitar la adulteración, pérdida, consulta no autorizada o uso indebido de los “Datos Personales Tratados”.

  
  

  VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S., no entregará a terceros información de los “Datos Personales Tratados”, sin previa autorización del Titular, garantizando la confidencialidad y seguridad de la información; el único caso en que esta información sea entregada sin dicha autorización es cuando obedezca a una orden interpuesta por autoridades judiciales o administrativas.

  • TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES 

  
  

  VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S., podrá entregar Datos Personales a terceros, en las siguientes circunstancias:

  
  

  • Cuando sean contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de actividades del “Responsable de la Base de Datos”.
  • Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

  
  

  En caso de que VIDPLEX UNIVERSAL S.A.S., celebre contratos que impliquen la transmisión de Datos Personales bajo su administración, exigirá que los “Encargados para el Tratamiento de Datos Personales” traten la información entregada de acuerdo a las políticas de “Protección de Datos Personales”, establecidas por la primera.

  
  

  • VIGENCIA

  
  

  Esta política de “Protección de Datos Personales” estará vigente a partir del 22 de Marzo de 2023